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¿Cómo organizar una reunión de trabajo efectiva?

Jueves, 21 Junio, 2018 - 13:45

Las reuniones de trabajo son herramientas fundamentales para la buena gestión de las actividades de una empresa. Sin embargo, es muy importante saber cómo podemos organizarlas correctamente, de manera que estas reuniones sean realmente efectivas. Solo así, la empresa obtendrá un beneficio real con la celebración de estas reuniones, optimizando los recursos de personal, tiempo y dinero que son necesarios para organizarlas. En un entorno laboral, existen muchos motivos para realizar una reunión de trabajo y muchos tipos de reuniones diferentes. Pueden ser formales o informales, de carácter informativo, estratégicas, etc. Pero independientemente del tipo de reunión que abordemos, hay una serie de aspectos comunes que debemos tener siempre muy en cuenta para conseguir hacer reuniones eficaces de trabajo. Vamos a ver los más significativos.

1. Definir el objetivo de la reunión

Como bien hemos dicho, una reunión de trabajo es una herramienta para la empresa. Por ello, debemos identificar qué objetivos perseguimos con la utilización de esta herramienta. Una vez identificados, adecuaremos los siguientes aspectos de la organización de la reunión en función de estos objetivos. ¿Necesitamos informar de algún asunto a los trabajadores? ¿Se trata de una reunión de trabajo de urgencia? ¿Debemos tomar decisiones estratégicas? ¿Buscamos la solución para un problema específico? Resolviendo estas cuestiones fijaremos el rumbo de nuestra reunión. Además, nos ayudará a determinar si es realmente necesaria su celebración o, en caso contrario, si puede esperar o incluso no llevarse a cabo.

2. Designar un responsable de organización de la reunión

Siempre es muy útil que haya una persona que se encargue específicamente de la gestión de la reunión. Esta persona será la responsable de que se vayan cumpliendo las pautas de organización previa y ejecución de la reunión de la forma más ágil posible. Muchos de los siguientes puntos serán responsabilidad suya de manera directa. Esta figura permitirá que el trabajo se desenvuelva de manera ágil y productiva. Entre sus funciones estarán la realización de la convocatoria de los asistentes, la comprobación de las cuestiones logísticas que entrañe la reunión, la moderación de los turnos de intervención de los participantes, etc.

3. Organizar los temas a tratar: orden del día

En función de los objetivos de nuestra reunión estableceremos el tema o temas a tratar. Es muy recomendable recoger estos temas en un orden del día y hacérselo llegar a todos los asistentes a la reunión de forma previa. Así, todos podrán seguir el curso de la reunión sin perderse y preparar sus intervenciones según estimen oportuno. Si la reunión consta de varios puntos a tratar y estos tienen cierta extensión, debemos ir haciendo un breve resumen de cada uno de los puntos antes de darlo por cerrado y pasar el tema siguiente del orden del día.

4. Controlar los tiempos

Una de las labores más importantes del responsable de la reunión es la de administrar y controlar los tiempos. Es imprescindible que los asistentes conozcan la hora de inicio y de fin de la reunión de antemano y debe exigirse puntualidad. Asimismo, es bueno asignar un tiempo cerrado a cada tema a tratar, de esta manera evitaremos que la reunión se alargue de forma innecesaria. También hay que evitar “rellenar” el tiempo de la reunión de manera innecesaria: si terminamos antes de lo planeado y hemos cumplido nuestros objetivos, podemos dar por concluida la reunión y volver a nuestras tareas normales.

5. Seleccionar a los asistentes

En función del tipo de reunión a organizar y de los objetivos que persigamos con ella, deberemos convocar a unos asistentes u otros. No es necesario que asista todo el mundo, sino solo aquellas personas realmente interesadas o afectadas por los temas a tratar. Así lograremos un mejor nivel de involucración y de participación por parte de los asistentes. Además, evitaremos que trabajadores cuya intervención no es esencial para la reunión pierdan su tiempo, optimizando este recurso de la empresa.

6. Elegir el lugar idóneo para celebrar la reunión de trabajo

Cada tipo de reunión tiene una serie de necesidades concretas en lo referente al espacio para su celebración. Debemos elegir un sitio que se adapte a estas necesidades en función del número de asistentes, de la localización más adecuada, de los requisitos técnicos imprescindibles para que los participantes puedan llevar a cabo sus intervenciones (equipos informáticos, proyectores, sistemas de sonido), etc. También es importante escoger un local que favorezca la comodidad y la concentración de los trabajadores: buena iluminación, mobiliario adecuado, sistema de climatización, sin ruidos, que evite las distracciones del equipo.

Un lugar de reunión inadecuado entorpecerá el buen desarrollo del trabajo, por ello debemos dar a este punto la importancia que se merece. Si la empresa no cuenta con unas instalaciones adecuadas propias, siempre está la posibilidad de alquilar un espacio que se ajuste a nuestras necesidades concretas para el evento. En Sala-mandra encontraremos el espacio perfecto para nuestra actividad y podremos disponer de él los días u horas que necesitemos. Podremos elegir entre más de 1.500 espacios para eventos, consultar las características y servicios (equipamiento, aforo, servicios extra, etc.) de cada una de las salas. Comparar las propiedades de cada uno de los espacios, nos permitirá seleccionar aquel lugar que mejor cumpla con nuestras necesidades.

De esta manera, optimizaremos los recursos de la empresa a la vez que cubrimos las necesidades logísticas que presente la celebración de la reunión.

7. Establecer un sistema de turnos de intervención

Para que el transcurso de la reunión se desarrolle de la manera más organizada posible es necesario establecer un sistema que distribuya los turnos de palabra de los participantes. Este ejercicio de moderación será otra de las tareas clave del responsable de organización de la reunión. Lo ideal es que los asistentes soliciten su turno de intervención y se les ceda la palabra de manera ordenada. Además, el responsable debe intentar buscar la participación activa de todos los asistentes de manera equitativa, para fomentar un debate constructivo del que la empresa pueda sacar provecho. Por otra parte, antes de cerrar cada punto del orden del día es muy útil abrir un turno de preguntas y sugerencias para que todos los participantes puedan plantear cuestiones a tratar antes de pasar a otro tema.

8. Realizar un acta de la reunión y un resumen de las conclusiones

Resulta muy útil ir recogiendo las conclusiones y decisiones más importantes que vayan extrayéndose de la reunión de trabajo. De esta manera podremos realizar un resumen de la reunión a modo de memoria. Un documento que podemos hacer llegar a los asistentes como recordatorio de los acuerdos alcanzados o de las líneas de actuación estratégicas definidas. También debemos indicar en este documento si los objetivos de la reunión han sido alcanzados o no y cuál será el procedimiento sucesivo a afrontar por los trabajadores de la empresa a este respecto: la celebración de una nueva reunión, la implementación de nuevas medidas, etc.

Siguiendo estas 8 recomendaciones conseguiremos exprimir al máximo todos los aspectos positivos que puede ofrecernos una reunión de trabajo bien planificada y organizada. También evitaremos las pérdidas de tiempo, aumentando la productividad de la empresa.

Información del artículo
Autor: Sala-mandra Espacios para eventos
Fecha:
Jueves, 21 Junio, 2018 - 13:45

Categoría:
Freelancers y Empresas

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Acerca del autor
Sala-mandra Espacios para eventos
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