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¿Cómo organizar un evento? 15 pasos a seguir

Martes, 21 Agosto, 2018 - 11:15

La organización de un evento puede ser una herramienta comunicativa muy potente y versátil. A través de un evento podemos dar a conocer una empresa, un proyecto o un producto. También es posible organizar un evento con fines educativos y formativos, realizar un evento de entretenimiento y ocio, para recaudar fondos, etc. En función de la naturaleza del evento en cuestión y de sus dimensiones, necesitaremos llevar a cabo una serie de acciones para que todo salga a la perfección cuando llegue el día.

Cualquier evento, por pequeño que parezca, va a necesitar de una labor de planificación y organización previa. Por eso, hoy veremos cómo podemos organizar un evento a través de 15 pasos. Vamos allá.

1. Definir el objetivo del evento

Lo primero que deberemos hacer será definir cuál es el objetivo principal que motiva la organización del evento. ¿Queremos dar a conocer una marca o un producto? ¿Se trata de un evento de carácter lucrativo? ¿Es un evento formativo? ¿Un espectáculo? Es muy importante que sepamos responder de forma clara a esta pregunta y que mantengamos este objetivo presente en todas las fases siguientes de preparación de nuestro evento.

2. Diseñar el evento

En este paso, plasmaremos la idea del evento que tenemos en la cabeza. En función del objetivo o de los objetivos marcados en el paso anterior, diseñaremos un evento que nos permita alcanzarlos. Tendremos que ser capaces de visualizar el conjunto de actividades que van a llevarse a cabo durante el evento y la repercusión que estas tendrán en los asistentes. La creatividad es fundamental en este punto, de cara a proponer un evento diferente y digno de ser recordado por los asistentes. Elegir una temática o hilo argumental concreto para nuestro evento puede ser una buena estrategia para conseguirlo.

3. Elaborar un presupuesto

Diseñar un evento puede ser una actividad muy agradable. La contrapartida será intentar ajustar el diseño de este evento a un presupuesto dado. En este sentido, deberemos establecer todos los ingresos y gastos que van a derivarse de la preparación y realización del evento: alquiler del espacio, gastos de contratación de personal, alquiler de equipos, etc.

Es importante tener en cuenta que gran parte de los gastos van a efectuarse de forma previa a la acción, por lo que debemos ser rigurosos en el momento de hacer el presupuesto, sobre todo si pretendemos recuperar lo invertido con la recaudación del propio evento. En este sentido, siempre es muy interesante la posibilidad de contar con patrocinadores que financien la totalidad o parte de estos gastos previos.

4. Elegir el lugar ideal para nuestro evento

Siempre hay un lugar perfecto para cada evento. En este paso tendremos que elegir el que mejor se ajuste a los objetivos que queremos alcanzar, a la naturaleza del evento, a nuestras necesidades materiales, etc. Es necesario que tengamos en cuenta la localización y las conexiones de transporte de la sala o local elegido en función a las necesidades del público que va a asistir a nuestro evento.

Debemos visitar físicamente el lugar que escojamos para poder comprobar, in situ, que cumple con todas nuestras necesidades de producción. Revisaremos accesos, baños, puntos de conexión eléctrica, iluminación, aclimatación, limpieza, y todo lo que consideremos necesario. También puede ser muy útil conocer los alrededores del local y saber qué habrá a nuestro alrededor cuando llegue el día de la celebración, de cara a tener recursos por si surgen imprevistos: tiendas, servicios, etc. Elegir correctamente el escenario físico en el que se desarrollará nuestro evento nos dará muchos puntos de cara a cumplir nuestros objetivos con éxito.

Con Sala-mandra, nuestro portal de alquiler de espacios para eventos, podrás contratar el espacio que más se ajuste a tus preferencias, entre una gran variedad de salas para todos los gustos. A través de las fichas de cada uno de los espacios, podrás conocer sus características y todos los servicios que ofrecen, sin moverte de casa.

5. Elegir el momento ideal para nuestro evento

Si el lugar es un punto muy importante a la hora de organizar cualquier evento, el momento para realizarlo no lo es menos. De nuevo, ajustándonos al tipo de público objetivo que identifiquemos como asistentes a nuestro evento, elegiremos el día y la hora que mejor nos venga para maximizar el nivel de asistencia. Hay que tener en cuenta la celebración de eventos y otros actos que puedan coincidir en el mismo día y hora que el nuestro, en particular, grandes eventos deportivos, actos culturales, fiestas, etc. De esta manera evitaremos tener que competir por el mismo público con eventos de mayor envergadura.

6. Definir las necesidades de equipo profesional del evento

En cuanto el evento que pretendemos organizar adquiera unas dimensiones algo importantes vamos a necesitar ayuda. Por ello, tendremos que reunir al equipo humano necesario para acometer la organización y realización del evento. Podemos contar con un equipo de trabajo propio o subcontratar ciertos aspectos de la producción. En cualquier caso, debemos reparar en diferentes perfiles profesionales: artistas, fotógrafos, músicos, conferenciantes, personal de soporte y asistencia a los invitados, personal de seguridad, servicio de catering, comité de bienvenida, limpiadores, etc.

Si la dimensión del evento se escapa a lo que podemos manejar, podemos incluso recurrir a los servicios de un organizador de grandes eventos con experiencia específica que coordine a los diferentes equipos de trabajo.  

7. Definir las necesidades materiales

Además de personas, nuestro evento necesitará de toda una serie de recursos materiales y de logística. En función de la naturaleza de nuestro evento, de sus dimensiones y de las características del público asistente, necesitaremos de unos recursos u otros. A saber: equipos de iluminación y sonido, mobiliario, decoración, salas de almacenaje, cocinas, comida y bebida, stands, escenarios, etc.

8. Cerrar acuerdos con los proveedores

Una vez las necesidades humanas y materiales, identificadas, podremos pasar a ponernos en contacto con los diferentes proveedores que puedan ofrecernos los servicios requeridos. Habrá que ceñirse al presupuesto establecido y cerrar los acuerdos necesarios para que todo funcione correctamente en el momento de celebración del evento. Es importante mantener el contacto permanente con nuestros proveedores, a modo de recordatorio y para supervisar su labor, ya que la responsabilidad final del éxito o fracaso del evento será nuestra.

9. Realizar una escaleta

Conforme nuestro proyecto va tomando forma, llegará un momento en el que podamos realizar una escaleta cerrada para nuestro evento. En ella, recogeremos todas las actividades que se desarrollarán durante la celebración, definiendo hora, lugar y una pequeña descripción de cada una de ellas. Asimismo, podremos utilizar este documento para incorporar anotaciones sobre la marcha. Esta escaleta nos será de gran utilidad de cara a la organización y gestión del evento y coordinación del evento, por lo que se la haremos llegar a todos los miembros del equipo involucrados en la organización del acto. También puede ser interesante realizar una versión adaptada de esta escaleta que incorpore información de utilidad para los asistentes al evento.

10. Elaborar una lista de asistentes

Un evento no tiene sentido sin público. Por ello, debemos centrar todo el esfuerzo que sea necesario para atraerlo. Definido el público que necesitamos para celebrar nuestro evento, nos podremos en contacto con ellos y les haremos llegar una invitación. Elegiremos el canal más adecuado para distribuir las invitaciones en función de las características de nuestro público objetivo. Podemos solicitar de forma expresa que se confirme la asistencia, de cara a poder hacer una estimación aproximada de la asistencia final. Esto nos será muy útil para poder redistribuir partidas presupuestarias según la información obtenida. Si tenemos invitados especiales (VIP), nos intentaremos asegurar de su asistencia y les enviaremos recordatorios personalizados con cierta antelación.

11. Promoción del evento

Valorando también el perfil del público que asistirá al acto, emprenderemos las oportunas labores de promoción de nuestro evento. Podemos recurrir a invitaciones impresas personalizadas, diferentes acciones publicitarias, campañas de emailing… Por supuesto, no podemos dejar de lado a las todopoderosas redes sociales, ya que su capacidad de convocación no tiene límites. Actualmente, existen numerosas aplicaciones móviles y online que nos pueden ayudar a resolver este y otros pasos del proceso de organización de nuestro evento.

Además, en el espacio destacado para eventos que tenemos en la web de Sala-mandra, podrás publicar y promocionar tu actividad o evento llegando a un mayor público objetivo y si tienes una sala puedes darla de alta seleccionando el plan aquí. No olvides que una adecuada promoción del acto te ayudará a garantizar tus objetivos de asistencia.

12. Hacer una lista de contactos

Una lista de contactos puede ser una herramienta extremadamente útil durante la realización del evento. En ella, recogeremos los datos de todo el personal involucrado en el evento: equipo de trabajo, proveedores, asistentes VIP, etc. De esta manera, podremos contactar rápidamente con la persona adecuada en caso de que surjan imprevistos.

13. Reunión previa y comprobaciones finales

Durante las horas anteriores al evento o el día anterior, realizaremos una reunión con nuestro equipo para repasar las funciones de cada trabajador durante la celebración. También realizaremos las comprobaciones técnicas y logísticas finales, de cara a identificar y solventar posibles problemas de última hora.

14. Dar visibilidad a nuestro evento

En el momento de celebración del evento, podemos llevar a cabo diferentes acciones para darle visibilidad al acto de manera inmediata y posterior. Para ello, podemos solicitar la colaboración de los asistentes en redes sociales creando un hashtag específico para el evento, incentivar esta participación a través de concursos, invitar al evento a personajes influyentes, etc. También es interesante invitar a los medios de comunicación si el evento se presta a ello. La contratación de un equipo de fotógrafos o realizadores de vídeo profesionales puede ser otra buena manera de dar visibilidad posterior a nuestro evento. Así, nos aseguraremos de que la acción quede registrada con el mejor acabado posible en forma de reportaje, making of, o cualquier otro formato audiovisual.  

15. Mejorar

Siempre hay margen para mejorar. Por ello, es muy adecuada la posibilidad de realizar una reunión con nuestro equipo de trabajo una vez pasado el evento. Será el momento perfecto para revisar los aciertos y errores que hayamos tenido de cara a incorporarlos a nuestra experiencia profesional y a seguir aprendiendo. En esta misma dirección, podemos recoger también la valoración del evento por parte de los asistentes a través de cuestionarios de satisfacción y sugerencias, encuestas, etc.

Siguiendo estos 15 pasos para la organización de nuestro evento nos aseguraremos de que todo está bajo nuestro control, evitando que sea el evento quien nos controle a nosotros. Así, cuando llegue el día, podremos disfrutar de la celebración, ya que estaremos tranquilos y seguros gracias al trabajo de preparación previo.

Información del artículo
Autor: Sala-mandra Espacios para eventos
Fecha:
Martes, 21 Agosto, 2018 - 11:15

Categoría:
Eventos

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Acerca del autor
Sala-mandra Espacios para eventos
Sala-mandra.es nace de la revolución de los espacios y del consumo colaborativo: somos un portal web de alquiler de espacios por uso y tiempo efímero (horas, días), para todo tipo de actividades culturales, sociales y profesionales, como: (ensayo, actuación, grabación, trabajo, formación, comunicación, terapias, presentación, exhibición, venta, fiesta y cualquier afición). Nacemos en Madrid con la mayor parte de nuestra actividad en la capital pero vamos creciendo con colaboradores en toda la geografía española.