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¿Cómo organizar un congreso o una convención?

Martes, 22 Mayo, 2018 - 13:30

Los congresos y convenciones son reuniones en las que una audiencia; normalmente segmentada en un sector o grupo profesional, una temática o un grupo de personas con intereses afines; se reúne para atender a exposiciones, debates y demás actividades que giran en torno a una materia determinada. A través de este tipo de encuentros, los asistentes pueden aprender, renovar conocimientos, llegar a acuerdos internos en organizaciones, hacer contactos profesionales, etc. Por ello, son herramientas muy útiles para cualquier empresa y organización a la hora de comunicar un mensaje. Y también son útiles para los asistentes en cuanto a que les permiten estar al tanto de las últimas novedades en el campo del congreso o convención; conocer el punto de vista de los expertos y autoridades en ese campo, y ampliar su red de contactos.

Con tal atractivo en cuanto a la posibilidad de divulgar cualquier tipo de proyecto, es importante saber cómo organizar un congreso. Para ello, vamos a ver una serie de 8 claves y consejos que debemos tener en cuenta a la hora de planificar un congreso, una conferencia, una convención, u otro evento de características similares.

1.¿Cuál es el objetivo del congreso?

Lo primero que debemos hacer a la hora de organizar un congreso es definir su objetivo y tipología. No será lo mismo organizar un congreso con marcado carácter profesional que una convención de aficionados a cualquier tipo de actividad. Para poder establecer los siguientes puntos de la planificación de nuestro congreso, deberemos determinar su naturaleza y su razón de ser. A partir de ahí podremos cerrar otros asuntos: público objetivo, expertos invitados, lugar de la convocatoria, etc.

2. Definir el público objetivo asistente al congreso o convención

El tipo de público que asistirá a nuestro evento vendrá estrechamente vinculado a lo que concluyamos en el apartado anterior. En función del tipo de evento que organicemos, condicionaremos el tipo de público asistente con el que deberemos trabajar. Es esencial que sepamos identificar bien a este público, ya que es una de las claves para que nuestro evento tenga éxito. Al fin y al cabo, ellos serán los destinatarios de todas las acciones que se llevarán a cabo a través del congreso y son ellos, finalmente, quienes determinen si han sido las adecuadas. Puede que nuestro público tenga un perfil profesional concreto, que pertenezcan a una determinada organización, que demanden un tipo de atenciones o servicios especiales, etc. Conocer a nuestro público nos ayudará a entender sus necesidades y a elaborar un congreso o una convención a su medida, con la que podremos cumplir con sus expectativas.

3. Elegir a los expertos

Otro punto esencial y clave para el éxito de nuestro congreso radicará en la correcta elección de los expertos que darán las ponencias e intervendrán en los debates y el resto de actividades del congreso. Debemos elegir personalidades influyentes para la audiencia que asistirá al evento. Hoy en día, es fácil comprobar el número de seguidores y el nivel de influencia de nuestros posibles invitados a través de su actividad en redes sociales, por lo que estas son una herramienta que tener muy en cuenta en este punto. El perfil de nuestros invitados servirá de reclamo para atraer a los asistentes a nuestro evento.

4. Elaborar el programa del evento

Una vez sabemos a quién va dirigido el congreso, cuál es su objetivo y con qué expertos invitados contamos, podemos cerrar un programa para el evento. Debemos ser capaces de estructurar un conjunto de actividades que resulten atractivas para los asistentes: charlas, debates, equipos de trabajo, actividades de networking, etc. Alrededor de estas actividades sustanciales, planificaremos otras actividades complementarias que sirvan para aportar dinamismo al congreso y para hacer la asistencia más amena para los participantes. Con este objetivo podríamos plantear la organización de desayunos, coffee breaks, zonas de descanso, espectáculos relacionados con la temática del evento, etc. A la hora de elaborar el programa, es muy importante definir adecuadamente el horario y duración de cada actividad, teniendo en cuenta el tiempo de desplazamiento de los asistentes entre los diferentes espacios en los que tienen lugar las actividades, sus necesidades de descanso, los tiempos para la comida, etc.

5. Elegir el lugar y la fecha

Una de las decisiones cruciales que deberemos afrontar durante la organización de nuestro congreso o de nuestra convención será la elección del espacio en el que tendrá lugar. Elegir la sede correcta que acoja nuestro congreso puede determinar su éxito. Debemos encontrar un lugar que cumpla con las necesidades del evento y con las características del público que va a asistir: el tamaño de la audiencia, la ubicación del lugar, las posibilidades materiales del espacio, los servicios que ofrece, etc. Para ello, lo ideal es contar con la ayuda de una plataforma de alquiler de espacios para eventos como Sala-mandra, que te permite conocer una extensa variedad de salas afines a las necesidades de tu evento... La fecha en la que tendrá lugar la reunión es también de gran importancia. Deberemos fijarla con suficiente antelación y teniendo en cuenta el perfil de los asistentes: ¿mejor en días de diario o en fin de semana? ¿Actividades de mañana o de tarde? ¿Organizamos un evento de varios días o concentramos las actividades en una sola jornada? Situándonos en el lugar de nuestro público objetivo podremos encontrar respuesta a todas estas preguntas.

 

6. Organizar la logística del congreso

Debemos tener en cuenta todas las necesidades materiales y de personal que vamos a tener durante la ejecución del congreso: equipos audiovisuales: microfonía, sistema de sonido, proyectores; iluminación; servicios de catering y restauración; personal de asistencia, de seguridad; etc. Planificar todas estas cuestiones con suficiente antelación y seleccionar a los proveedores más adecuados para cada labor nos garantizará que todo salga perfecto durante la realización del evento.

7. Labor de comunicación

El trabajo de comunicación que hagamos en torno a nuestro congreso va a ser también muy importante a la hora de definir su éxito. Por un lado, debemos realizar una labor de promoción adecuada a la dimensión del evento. En este sentido, Internet y las redes sociales nos serán una herramienta de gran utilidad, permitiéndonos convocar a nuestro público de una forma relativamente sencilla y económica. También podemos mandar notas de prensa y realizar otro tipo de acciones de promoción tradicionales, de cara a dar a conocer el congreso o la convención. De la misma manera, antes y durante la realización del evento debemos ofrecer información de utilidad a los asistentes: escaleta y horario de las actividades, descripción de estas, ubicación, formas de acceso, conexiones con transportes públicos, etc. También es muy interesante fomentar que los propios asistentes compartan su asistencia al evento en sus redes sociales de cara a darle visibilidad al congreso. Para ello, podemos ofrecer puntos de conexión wifi gratuitos, crear eventos e hilos en las redes sociales del evento, hacer concursos o sorteos online entre los asistentes, etc. Además, la identidad visual del evento y de la organización debería estar siempre visible en los diferentes espacios físicos a través de elementos de cartelería, rollups, lonas y fondos en los escenarios, etc.

Por si no lo sabías, otra de las funcionalidades que ofrece Sala-mandra se encuentra en la existencia de una agenda cultural de eventos, a través de la cual podrás promocionar el acontecimiento que te encuentres organizando.

 

8. Recoger el feedback de los asistentes e invitados

Durante la realización del congreso o de la convención, así como después de esta, debemos recoger las impresiones de asistentes e invitados. Su valoración puede sernos muy útil de cara a mejorar el servicio en futuras ediciones del evento. Para ello, podemos consultarles directamente a través de cuestionarios físicos u online, instalar un buzón de sugerencias, monitorizar la actividad que se ha generado en Internet alrededor del congreso, etc.

Siguiendo estas 8 recomendaciones lograremos organizar un congreso o una convención atractivos para nuestro público objetivo. De esta manera, garantizaremos la asistencia y el éxito de nuestro evento.

Información del artículo
Autor: Sala-mandra Espacios para eventos
Fecha:
Martes, 22 Mayo, 2018 - 13:30

Categoría:
Freelancers y Empresas

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Acerca del autor
Sala-mandra Espacios para eventos
Sala-mandra.es nace de la revolución de los espacios y del consumo colaborativo: somos un portal web de alquiler de espacios por uso y tiempo efímero (horas, días), para todo tipo de actividades culturales, sociales y profesionales, como: (ensayo, actuación, grabación, trabajo, formación, comunicación, terapias, presentación, exhibición, venta, fiesta y cualquier afición). Nacemos en Madrid con la mayor parte de nuestra actividad en la capital pero vamos creciendo con colaboradores en toda la geografía española.